La protection de vos données

Les modes de communication utilisés entre TechVitam et ses assurés sont les suivants : Réunions physiques, courriers, envois de courriels, téléphone, interface sécurisée du site internet TechVitam.

Les seules données personnelles susceptibles d’être collectées sur le site internet TechVitam sont recueillies à la suite de la communication volontaire des internautes souhaitant pérenniser leur patrimoine numérique.

Enfin, nous vous assurons que seules les données permettant effectivement votre identification à des fins de clôtures de vos différents comptes en lignes ne seront transmises aux sociétés de services pour lesquels vous avez sollicité notre assistance.

Consultez nos conditions générales concernant la Loi sur la Protection des Données (LPD) ainsi que sur le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) pour de plus amples informations.

1. Généralités

La protection de vos données personnelles et de votre vie privée est primordiale pour TechVitam. La présente Notice vise à décrire les processus de collecte et de traitement de Données Personnelles (ce terme est défini au point 2.1 ci-dessous) auxquels procède TechVitam en qualité de “maître du fichier” / “responsable de traitement” dans le cadre de ses activités. La présente Notice complète, mais ne remplace pas, les termes des accords contractuels qui lient l’Utilisateur à TechVitam (y compris les articles des Conditions générales relatifs à l’externalisation, à la protection des données).

Certaines applications et certains services, par exemple de type DOCU SIGN, sont régis par des conditions d’utilisation spécifiques qui contiennent des informations relatives à la protection des données que l’Utilisateur doit consulter et accepter avant de les utiliser. S’agissant de l’utilisation, par TechVitam, de cookies ou de technologies similaires, TechVitam renvoie à sa Politique relative aux cookies, disponible sur le site web TechVitam sous « Cookie policy ».

2. Traitement de données

2.1. Quelles Données Personnelles sont traitées par TechVitam ?

Dans le cadre de ses activités, TechVitam est amenée à collecter et à traiter des Données Personnelles concernant l’Utilisateur, ainsi que des Données Personnelles concernant des Personnes Liées. Dans le cadre de la présente notice, la référence au terme d’”Utilisateur” inclut également les prospects dont TechVitam traite des Données Personnelles.

Le terme de “Personne Liée” désigne toute personne physique au sujet de laquelle l’Utilisateur, ou une tierce partie, a transmis à TechVitam des Données Personnelles dans le cadre des relations d’affaires avec TechVitam. Il peut s’agir, par exemple des Personnes de Confiances ou des proches qui auront accès au coffre-fort numérique sécurisé. Il appartient à l’Utilisateur de transmettre à toute Personne Liée les informations figurant dans la présente Notice. L’Utilisateur et chaque Personne Liée à l’Assuré sont désignés ci-après par le terme de “Personne Concernée”.

Le terme de “Données Personnelles” désigne toutes les informations permettant d’identifier directement (e.g., prénom, nom) ou indirectement (e.g., un numéro de passeport) une Personne Concernée. TechVitam traite notamment les catégories de Données Personnelles suivantes s’agissant des Personnes Concernées :

• Données Personnelles

  Données à caractère privé téléchargées/saisies directement par l’Utilisateur sur la plateforme : texte, audio, vidéo, photographie.

• Données d’identification

  Nom, adresse, numéro de téléphone, adresse email, photographies, Date de naissance, pays de naissance

• Identifiants délivrés par des organismes publics

  Passeport, carte d’identité, Avis de Décès, numéro d’identification fiscale, numéro de sécurité sociale

• Informations relatives aux frais TechVitam

  Détails d’un virement ou d’un relevé d’identité bancaire (RIB)

2.2. Quelles sont les sources des Données Personnelles traitées par TechVitam ?

TechVitam collecte les Données Personnelles :

• directement auprès de chaque Personne Concernée, par exemple lorsque l’Utilisateur contacte TechVitam, lorsqu’il remplit un formulaire de TechVitam, lorsqu’il upload des fichiers dans son espace personnel; et/ou
• indirectement à travers des sources externes, y compris des sources accessibles au public (par exemple les avis de décès publiés).

2.3. Quels sont les traitements de Données Personnelles auxquels procède TechVitam ?

TechVitam traite notamment les Données Personnelles dans le cadre des finalités (objectifs) suivantes :

2.3.1. Les processus de traitement de Données Personnelles listés ci-après sont fondés sur l’exécution d’une obligation contractuelle à l’égard d’une Personne Concernée étant précisé que certains de ces traitements peuvent également être fondés sur d’autres motifs justificatifs, notamment :

• l’ouverture d’un compte numérique et/ou l’initiation de la relation d’affaires avec TechVitam, y compris toutes les opérations liées à l’identification d’une Personne Concernée;

2.3.2. Les processus de traitement de Données Personnelles listés ci-après sont basés sur une obligation légale ou règlementaire, étant précisé que certains de ces traitements peuvent également être fondés sur d’autres motifs justificatifs, notamment :

• la fourniture aux Personnes Concernées d’informations sur les produits et services de TechVitam;
• le contrôle de la conformité aux obligations légales;
• toute forme de coopération avec les autorités compétentes, notamment les autorités en charge de la lutte contre le terrorisme;
• toute mesure prise en matière de gestion des risques, notamment les risques juridiques et les risques réputationnels;
• l’évaluation des risques auxquels TechVitam est soumis et la prise de décision en matière de gestion des risques;

2.3.3. Les processus de traitement de Données Personnelles listés ci-après sont basés sur l’intérêt légitime de TechVitam, étant précisé que certains de ces traitements peuvent également être fondés sur d’autres motifs justificatifs, notamment dans les contextes suivants :

• tout traitement en vue du développement de la relation d’affaires;
• tout traitement en vue de l’amélioration de l’organisation et des processus internes de TechVitam, y compris en matière de gestion des risques;
• l’utilisation des Données Personnelles à des fins de prospection commerciale (marketing), à moins que la Personne Concernée ne se soit opposée à l’utilisation de ses Données Personnelles à cette fin;
• tout traitement nécessaire pour permettre à TechVitam d’établir, d’exercer ou de se défendre contre une prétention actuelle ou future, ou pour permettre à TechVitam de faire face à une investigation d’une autorité publique, en Suisse ou à l’étranger; et l’enregistrement de conversations téléphoniques et de communications électroniques avec des Personnes Concernées aux fins de protéger les intérêts de TechVitam, d’analyser et d’améliorer la qualité des services et produits fournis, de former les collaborateurs de TechVitam et de gérer les risques de TechVitam.

2.4. Confidentialité

Dans ce contexte, TechVitam souhaite attirer l’attention de chaque Personne Concernée sur les points suivants : TechVitam est soumise à des obligations de confidentialité. Les Données Personnelles que TechVitam traite sont également soumises à ces obligations. TechVitam attire l’attention de l’Assuré sur l’article y relatif des Conditions générales qui présente les situations dans lesquelles l’Assuré délie TechVitam des obligations légales de confidentialité.

Si les Données Personnelles sont traitées pour d’autres finalités que celles listées ci-dessus, TechVitam informera au préalable la Personne Concernée.
A défaut de disposer de certaines Données Personnelles concernant l’Utilisateur (ou si l’Utilisateur exerce son droit de s’opposer à un traitement de Données Personnelles / cf. ci-dessous), TechVitam peut ne pas être en mesure de faire bénéficier l’Utilisateur du service ou du produit pour lequel le traitement de ces Données Personnelles est requis.

2.5. Est-ce que TechVitam procède à du “profilage” ou à des “décisions individuelles automatisées”?

TechVitam peut uniquement recourir à un profilage pour identifier le niveau de risque associé à une Personne Concernée (par exemple dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme).

Si TechVitam devait, à l’avenir, recourir à des “décisions individuelles automatisées” dans le cadre de ses relations commerciales avec sa clientèle, elle le fera en conformité avec les exigences légales et réglementaires applicables.

2.6. Est-ce que TechVitam communique des Données Personnelles à des tiers ?

TechVitam se réserve le droit de communiquer des Données Personnelles :

• à des autorités administratives ou judiciaires ;
• à des sous-traitants informatiques dans le cadre d’externalisations, conformément à ses Conditions générales;
• à l’organe de révision de TechVitam et à certains prestataires de services de TechVitam ;

2.7. Est-ce que des Données Personnelles sont transférées en dehors de Suisse?

TechVitam peut divulguer, transférer et/ou stocker des Données Personnelles en dehors de Suisse : uniquement dans le cas d’une investigation d’une autorité publique, en Suisse ou à l’étranger. Si un tel transfert de Données Personnelles est effectué vers un Etat qui n’offre pas un niveau adéquat (dans une perspective suisse) en matière de protection des Données Personnelles, TechVitam veillera, si requis par la réglementation applicable, à obtenir le consentement du client ou à mettre en place des garanties appropriées, notamment des engagements contractuels, lesquels peuvent en particulier prendre la forme des clauses contractuelles types établies par la Commission européenne. Chaque Personne Concernée peut contacter le Responsable Protection des Données si elle souhaite obtenir des informations additionnelles à ce sujet.

2.8. Quelle est la durée de conservation des Données Personnelles?

TechVitam conserve les Données Personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre la finalité visée. TechVitam efface ou anonymise les Données Personnelles lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires pour atteindre une finalité relative à l’accomplissement de sa mission sous réserve des obligations légales et réglementaires applicables à TechVitam en matière de conservation de documents et d’informations; et sous réserve des cas dans lesquels une durée de conservation plus longue est nécessaire pour permettre à TechVitam d’établir, d’exercer ou de se défendre contre une prétention actuelle ou future, ou pour permettre à TechVitam de faire face à une investigation d’une autorité publique, en Suisse ou à l’étranger (par exemple mise en place d’un legal hold)

2.9. Quels sont les droits de chaque Personne Concernée en lien avec ses Données Personnelles ?

Dans le cadre et dans les limites de la réglementation applicable, chaque Personne Concernée dispose des droits suivants en lien avec ses Données Personnelles :

• le droit d’accéder à ses Données Personnelles;
• le droit de faire rectifier ses Données Personnelles lorsque celles-ci sont inexactes ou incomplètes,
• le droit de s’opposer au traitement de ses Données Personnelles;
• le droit de demander la limitation du traitement de ses Données Personnelles; et
• le droit de demander l’effacement de ses Données Personnelles quand celles-ci ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ou lorsque la Personne Concernée a retiré son consentement (pour les cas dans lesquels le traitement des Données Personnelles considérées est fondé sur le consentement de la Personne Concernée).

TechVitam attire spécifiquement l’attention de chaque Personne Concernée sur le fait que cette dernière peut, à tout moment et sans justification, s’opposer à l’utilisation de ses Données Personnelles à des fins de prospection commerciale (marketing) par TechVitam. ou, lorsque le traitement a pour base légale le consentement, retirer son consentement, en écrivant au Responsable protection des Données.

Comme indiqué ci-dessus, l’exercice de certains des droits visés ci-dessus peut avoir pour résultat que TechVitam n’est plus en mesure de fournir certains produits ou services.

2.10. Informations additionnelles

TechVitam, en sa qualité de “maître du fichier” / “responsable de traitement”, peut être contactée à l’adresse suivante :

TechVitam
Chemin Massenet, 8
1228 Plan-les-Ouates (GE)
Suisse

Si vous n’êtes pas satisfaits de la réponse fournie par TechVitam, vous avez le droit de contacter le Préposé fédéral à la Protection des données et la Transparence.
Si une Personne Concernée souhaite obtenir des informations additionnelles relatives aux points abordés dans la présente Notice, le Responsable Protection des Données désigné par TechVitam peut être contacté à l’adresse suivante: webmaster@techvitam.com.

TechVitam se réserve le droit de modifier la présente Notice en tout temps.

En application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et du Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à « La protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données » (RGPD), TechVitam Sàrl s’engage à ne collecter et traiter les données recueillies qu’au regard des finalités de traitement convenues entre TechVitam Sàrl et son Assuré, à préserver leur sécurité et intégrité, à ne communiquer ces informations qu’à des tiers auxquels il serait nécessaire de les transmettre en exécution des prestations convenues, et plus généralement à agir dans le cadre des exigences réglementaires auxquels il est soumis.

L’Utilisateur TechVitam est informé qu’il a le droit de demander au responsable de traitement l’accès aux données à caractère personnel, leurs catégories et leurs destinataires, la durée de leur conservation ou, à défaut, les critères utilisés pour déterminer cette durée, leur rectification, leur effacement et leur portabilité, ainsi que le droit de demander une limitation du traitement de ses données à caractère personnel, sur simple demande sur support durable (courrier, email, etc…).

L’Utilisateur  TechVitam peut obtenir, à tout moment, une mise à jour de ses informations auprès de TechVitam .

Contact

Service Juridique TechVitam
Chemin Massenet 8,
1228 Plan-les-Ouates
webmaster@techvitam.com

Réclamation

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)
3 Place de Fontenoy
TSA 80715
75334 Paris Cedex 07.